De overordnede rammer for aftalen er på plads, mens SKI og en ekspertgruppe er i gang med at udarbejde aftalens indhold.

Når SKI og ekspertgruppen er færdig, vil materialet blive sendt ud i en teknisk dialog, hvor alle potentielle tilbudsgivere vil få mulighed for at se udbudsmaterialet. Her vil det være muligt at komme med kommentarer og eventuelle forslag til ændringer.

Aftalestrategien, der blev vedtaget i april, indeholder følgende punkter:

• Aftalen indgår i Statens Indkøbsprogram og bliver én samlet aftale, der dækker hele landet. 
• På den nuværende aftale er der indgået aftale med 105 leverandører, og derudover er der en standby-liste, der ved aftalens indgåelse består af 20 passive leverandører. Den geografiske fordeling og det endelige antal leverandører er endnu ikke fastlagt. En eventuel justering vil kun give plads til flere leverandører på tværs af hele landet.  
• Virksomhederne tildeles efter bedste forhold mellem pris (60 procent) og kvalitet (40 procent). Evalueringskriterierne vedrører bl.a. forhold som kundeparkering, økologisk forplejning, miljøvenlighed samt afstand til offentlig transport. 
• Når kunden skal finde konference- eller mødested, vil det ligesom på den nuværende aftale ske ved direkte tildeling. Valget vil tilfalde den leverandør med ledig kapacitet, der kan opfylde kundens behov om fx forplejning eller nærhed til offentlig transport i forhold til den planlagte konference, seminar eller møde til den laveste samlede pris. 
• Aftalens sortiment vil bestå af fem konferencepakker, som er tilpasset forskellige varigheder af et arrangement. Pakkerne indeholder forskellige ydelser. Nogle af de faste ydelser indgår i alle pakkerne (mødelokale i plenum, IT- og AV-udstyr samt diverse drikkevarer), mens andre ydelser som fx måltider og forfriskninger kun er inkluderet i pakker, der strækker sig over længere tid. Pakkerne er prissat pr. deltager. 
• På aftalen stilles der ambitiøse krav til miljø og bæredygtighed. Der er blandt andet kriterier til miljømærker, økologisk forplejning, el-ladestandere samt miljø- og klimavenlig drift.   
• Aftalen får tilknyttet en app, der gør det nemmere for de offentlige kunder at finde det konferencested, der kan opfylde deres kriterier. 

Den tekniske dialog forventes at åbne i starten af maj 2024, men udbudsmaterialet vil blive offentliggjort i august 2024. 

Du kan følge med på udbudssiden, hvor det er muligt at tilmelde sig statusopdateringer via dette Link.