Horesta

Når en medarbejder stopper i virksomheden, kan der være stor usikkerhed om, hvordan man skal håndtere hans/hendes e-postkonto. HORESTA anbefaler, at den enkelte virksomheder udarbejder retningslinjer for, hvordan man behandler e-postkonti for fratrådte medarbejdere. Det giver den største sikkerhed for alle parter.

Hvis man ikke har egne retningslinjer, skal man følge Datatilsynets. Herfra har man netop fastlagt nyt spilleregler:

• Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-post-konto, må kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt – dog maksimalt 12 måneder.
• Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-post-konto, sættes et auto-svar på e-postkontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
• Oplysninger om den personlige e-post-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.
• Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-post-konto.
• Arbejdsgivere bør oplyse fratrådte medarbejdere, såfremt deres e-post-konto holdes åben efter deres fratræden og hvor længe.

Login som medlem for at læse og skrive kommentarer til dagens nyheder og presseklip.